oehelp – Microsoft Outlook digunakan di seluruh dunia, tetapi tidak ada yang tahu bagaimana meningkatkan kinerjanya untuk pengalaman yang efisien dan diperkaya. Sebagai pengguna Outlook, Anda harus mengetahui cara meningkatkan produktivitas Outlook sehingga menghemat waktu dan tenaga. Jadi, pelajari di sini untuk mengelola email Outlook Anda dengan cara yang lebih baik. Ikuti panduan teknis ini untuk mengetahui “Tips dan Trik Microsoft Outlook” untuk memaksimalkan Efisiensi dan Produktivitas.
Tips dan trik Microsoft Outlook Teratas untuk Memaksimalkan Efisiensi – Melalui panduan ini, Anda akan mengetahui peretasan Microsoft Outlook yang akan membantu Anda meningkatkan produktivitas dan memperkaya pengalaman Anda. Blog ini menyarankan 20 tips Outlook yang dapat Anda ikuti saat menggunakan aplikasi Outlook. Ini membantu menjaga Kotak Masuk Anda tetap bersih dan menghapus beban yang tidak perlu dari aplikasi untuk membuatnya cepat dan stabil.
Tips dan trik Microsoft Outlook Teratas untuk Memaksimalkan Efisiensi
Tips dan trik Outlook
Dua minggu lalu, kami menyajikan 10 tips produktivitas untuk meningkatkan hari Anda. Tapi jujur ??saja: sebagian besar pekerja modern memulai dan mengakhiri hari mereka dengan Microsoft Outlook, standar industri untuk email bisnis, kalender, dan kontak. Dengan ratusan juta pengguna di seluruh dunia menggunakan Outlook (total global untuk suite Microsoft Office adalah 1,1 miliar ), ada jutaan cara berbeda untuk membuat program berjalan lebih cepat. Di bawah ini, kami telah mengidentifikasi 10 tip dan trik favorit kami untuk memaksimalkan produktivitas dan meningkatkan efisiensi penggunaan program penting ini.
1. Atur email Anda ke dalam folder.
Jika Anda ingin merampingkan penggunaan email Anda, ini adalah langkah pertama yang jelas. Tapi itu juga bisa menjadi yang paling menakutkan, terutama jika Anda memiliki kotak masuk yang melimpah. Tetap saja, mengatur email Anda ke dalam sistem folder yang intuitif dan mudah dinavigasi adalah yang paling masuk akal — tidak ada lagi waktu yang dihabiskan untuk mencari email lama itu di antara ribuan email lainnya. Selain itu, sistem folder yang mudah dinavigasi akan memotivasi Anda untuk menangani setiap email saat diterima alih-alih terus-menerus menundanya hingga nanti.
2. Manfaatkan template email mudah Outlook.
Jika Anda mendapati diri Anda menulis jenis pesan yang sama berulang-ulang, simpan salah satu email sebagai templat sehingga Anda dapat dengan cepat merujuknya di masa mendatang. Buka File > Simpan Sebagai… > Templat Outlook, lalu klik Item > Pilih Formulir… > Templat Pengguna saat Anda siap untuk menggunakan formulir yang telah disimpan sebelumnya.
3. Simpan email penting, acara kalender, dan catatan sebagai file di desktop Anda.
Ini tidak hanya membantu merampingkan kotak masuk Anda, tetapi juga memungkinkan Anda mengakses pesan dan acara penting dengan lebih cepat. Cukup seret email, entri kalender, atau catatan lain ke desktop atau ke folder, atau klik File > Simpan Sebagai jika Anda ingin menyimpannya dalam format file tertentu. Kemudian, ketika Anda siap untuk mengaksesnya, klik dua kali dan secara otomatis akan terbuka di Outlook.
Baca Juga : Hal Hal Yang Belum Anda Ketahui Tentang Outook
4. Jadwalkan pengiriman email.
Ingin menulis pesan sekarang tetapi mengirimnya nanti? Outlook membuatnya mudah. Tulis email Anda, lalu buka Opsi > Tunda Pengiriman > Jangan kirim sebelumnya, lalu tentukan waktu dan tanggal pengirimannya. Sempurna untuk menyusun beberapa tanggapan tepat waktu sebelum Anda naik pesawat atau pergi ke pertemuan sore.
5. Tampilkan email sebagai percakapan.
Fitur ini membantu membuat utas email yang panjang itu sedikit lebih mudah dicerna dengan menampilkan semua pesan yang terhubung dalam satu tampilan percakapan. Dan mudah untuk mengaktifkannya — cukup klik Lihat > ??Tampilkan sebagai Percakapan.
6. Rangkul masa depan berbasis web Outlook.
Outlook 2013, Office 365, dan versi program modern lainnya menggeser sebagian besar infrastruktur email/kalender/kontak ke tampilan berbasis web, yang dapat diakses dari perangkat apa pun. Aplikasi Kirim email Microsoft untuk ponsel cerdas bahkan membuat pengiriman catatan cepat antar rekan kerja menjadi sederhana, sambil memasukkan semua komunikasi ke dalam riwayat Microsoft Outlook Anda untuk pengarsipan dan akses yang mudah.
7. Andalkan frasa alami untuk membuat acara kalender.
Alih-alih menggulir kalender untuk memilih tanggal tertentu untuk janji temu atau rapat, ketik frasa seperti “Sabtu depan” atau “dua minggu dari sekarang” ke dalam bidang tanggal dan biarkan Outlook melakukan sisanya.
8. Blokir email dari pengirim tertentu.
Meskipun perlindungan anti-spam yang sebenarnya paling baik diterapkan oleh penasihat TI tepercaya, Anda dapat melakukan tindakan khusus untuk memblokir email sampah. Klik Beranda > Opsi email sampah, lalu di jendela baru yang terbuka, Anda dapat mengidentifikasi pengirim mana (dan bahkan negara mana) yang ingin Anda blokir sebagai spam.
9. Andalkan catatan tempel untuk pengingat cepat.
Tekan Ctrl + Shift + N dari mana saja di antarmuka Outlook untuk membuat catatan baru yang dapat diseret dan diposisikan di mana saja di layar Anda. Ini bagus untuk tugas cepat yang tidak perlu dimasukkan secara manual ke kalender Anda.
10. Sesuaikan pemberitahuan desktop sehingga Anda hanya diberitahu tentang pesan yang paling penting.
Jika pemberitahuan muncul setiap kali sebuah pesan masuk ke kotak masuk Anda, kemungkinan Anda akan terganggu. Namun Anda juga tidak ingin melewatkan email penting, jadi matikan peringatan desktop di File > Opsi > Opsi Mail, lalu buat aturan khusus untuk hanya menampilkan peringatan untuk pesan yang dikirimkan kepada Anda oleh kontak tertentu.
Baca Juga : Panduan Pemula untuk Digital Martketing
– Microsoft Outlook Tips and Tricks for Better Email Management
Anda meluncurkan proyek besar di tempat kerja, menyelesaikan tugas yang rumit pada tenggat waktu, atau menemukan solusi untuk masalah yang sedang berlangsung, tetapi tidak satu pun dari pencapaian itu yang terasa sama berharganya dengan momen langka ketika kotak masuk email Anda kosong. Ada kabar baik: mencapai Kotak Masuk Nol tidak harus menjadi kejadian langka. Manfaatkan fitur yang terkadang diabaikan ini di Outlook 365 untuk mengatur email Anda dengan lebih baik dan mulai fokus pada tugas yang lebih penting.
a. Pindahkan Email Kompleks dan Non-Kritis Ke dalam Folder Yang Harus Dilakukan
Di Outlook 365, Anda dapat membuat struktur folder untuk mengatur email. Banyak orang menggunakan struktur folder untuk mengarsipkan email, tetapi folder juga merupakan cara yang bagus untuk mengelola email masuk sebagai tugas dan mengeluarkannya dari tampilan kotak masuk Anda. Kami akan menggunakan folder ini untuk melakukan triase email, mengatur kotak masuk yang berantakan, dan mengatasi kelebihan email.
Untuk melakukan ini, buat tiga folder baru di bawah folder kotak masuk Anda. Yang pertama adalah folder “To Do”, dan yang kedua dan ketiga adalah subfolder yang disebut “Follow Up” dan “Someday.” Ini secara longgar mengikuti metodologi Getting Things Done® atau GTD® dalam mengatur tugas.
Setelah memproses email Anda, jadwalkan waktu di kalender Anda setiap hari untuk meninjau dan menangani item di folder tugas Anda. Metode ini memiliki tiga manfaat:
Pertama, itu membuat kotak masuk Anda tetap bersih, memungkinkan Anda mencapai kotak masuk nol dan menghindari kewalahan oleh kotak masuk yang berantakan. Email baru yang masuk secara teratur tidak akan tercampur dengan email yang sudah Anda baca, sehingga mendorong semua email penting ke bawah.
Kedua, email Anda lebih terorganisir! Anda telah menetapkan tempat untuk pergi sekarang untuk email yang membutuhkan perhatian Anda sebanyak folder yang Anda butuhkan untuk tetap berada di atas email Anda, tetapi tidak lebih dari yang Anda butuhkan. Alih-alih membuat folder yang tak terhitung jumlahnya (untuk berbagai proyek, klien, atau kategori lain), Anda hanya memiliki empat untuk dikerjakan.
Ketiga dan mungkin yang terbaik dari semuanya, ini memungkinkan Anda untuk mengatur waktu Anda dengan lebih baik sepanjang hari, dengan fokus pada tugas-tugas penting alih-alih terganggu oleh pertanyaan dan permintaan email yang terus-menerus.
b. Gunakan Daftar Tugas Outlook Alih-alih Menyumbat kotak masuk Anda
Beberapa email tidak memerlukan tanggapan segera, tetapi mereka perlu ditangani sebelum waktu yang Anda jadwalkan untuk meninjau item di folder tugas Anda. Item ini masih dapat dipindahkan ke folder tugas Anda sehingga tidak menyumbat kotak masuk Anda, tetapi Anda harus memastikan bahwa Anda memiliki pengingat untuk mengurusnya sebelum tenggat waktu.
Buat pengingat dengan menambahkan email ini ke daftar tugas Outlook:
– Seret email dan letakkan di ikon daftar tugas Outlook.
– Tambahkan tanggal jatuh tempo dan atur tanggal dan waktu untuk menerima pengingat. Simpan tugas.
Sekarang Anda dapat mengarahkan kursor ke ikon daftar tugas untuk melihat tampilan cepat daftar tugas Anda, yang diatur menurut tanggal jatuh tempo. Klik ikon daftar tugas untuk membuka daftar tugas dan meninjau tugas masing-masing. Jika Anda menyetel pengingat, tugas akan muncul seperti pengingat rapat pada waktu yang ditentukan. Setelah tugas selesai, tandai sebagai hapus tugas dari daftar tugas Anda. Buka tugas dengan mengklik dua kali, dan klik tombol “Tandai Selesai” atau cukup tekan tombol Sisipkan untuk menandai item selesai dengan cepat. Daftar tugas Outlook juga berguna jika Anda terbiasa menyalin diri sendiri di email sebagai pengingat untuk menindaklanjuti, atau jika Anda mengirim email kepada seseorang yang cenderung mengabaikan permintaan Anda. Alih-alih menyimpan pengingat sebagai email di kotak masuk Anda, pindahkan saja ke folder tugas dan tambahkan ke daftar tugas Anda.
c. Bersihkan Kotak Masuk Anda dalam Satu Klik
Mengambil waktu istirahat sangat menyenangkan sampai Anda membuka email setelah kembali bekerja. Jika Anda bekerja di perusahaan yang banyak menerima email, Anda mungkin telah menerima ratusan email saat berada di luar kantor, dan sekarang Anda dihadapkan pada tugas yang sulit untuk memilah-milah satu per satu.Dengan fungsi pembersihan Outlook (diperkenalkan di Outlook 2010), Anda dapat secara drastis mengurangi jumlah email yang harus Anda tangani hanya dengan beberapa klik—apakah Anda baru kembali dari liburan atau Anda memiliki terlalu banyak email yang menumpuk. Fungsi pembersihan menghapus semua balasan email yang diduplikasi di utas berikutnya, memungkinkan Anda membaca satu utas alih-alih lusinan email individual.
Fungsi pembersihan dapat sedikit membingungkan untuk digunakan pada awalnya. Bagaimana jika menghapus sesuatu yang penting seperti balasan yang berisi lampiran yang telah dihapus di utas selanjutnya? Yakinlah: alat ini canggih dan tidak akan menghapus email apa pun dengan lampiran atau teks yang tidak persis diduplikasi di utas selanjutnya, dan Anda selalu dapat meninjau item yang dihapus di folder sampah jika diperlukan.
d. Gunakan Aturan untuk Mengurutkan Email Secara Otomatis dan Berhenti Menerima Email yang Tidak Relevan
Sayangnya, tidak semua email di tempat kerja dilengkapi dengan tautan berhenti berlangganan. Hari demi hari, email tiba di kotak masuk Anda yang hanya mengalihkan perhatian. Beberapa contoh umum meliputi:
a. Pemberitahuan Otomatis: Jika Anda ditugaskan ke tim di salah satu platform yang Anda gunakan di tempat kerja—seperti perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan (CRM)—platform itu dapat mengirim email setiap kali ada perubahan dalam sistem.
b. Email “Menyenangkan”: Terkadang seorang pemimpin tim atau departemen akan mengirim email harian/mingguan dengan hal-hal sepele, meme, atau lelucon yang dirancang untuk membuat pekerjaan terasa lebih menyenangkan.
c. Utas yang Seharusnya Tidak Anda Sertakan: Kadang-kadang, seseorang akan mengirim email massal yang mendapat lusinan balasan—tidak ada yang ada hubungannya dengan Anda atau pekerjaan Anda.
Email-email ini membuat Anda tidak fokus pada pekerjaan penting Anda. Gunakan fungsi aturan Outlook untuk melewati kotak masuk dan mengirim email tersebut langsung ke tempat sampah—atau ke folder lain untuk ditinjau.Anda juga dapat menggunakan aturan Outlook untuk secara otomatis mengurutkan email masuk ke folder yang sesuai, seperti selalu mengirim email yang berasal dari atasan Anda dengan baris subjek tertentu ke folder To-Do dan email dari buletin yang biasa Anda baca ke folder Someday.
d. Buat Bagian Cepat untuk Tanggapan Default untuk Pertanyaan Umum
Jika Anda menghabiskan banyak waktu mengetik jawaban yang sama untuk pertanyaan yang Anda dapatkan berulang kali, buat Bagian Cepat untuk memasukkan teks itu ke dalam balasan email hanya dengan beberapa klik. Tidak perlu terus mengetik hal yang sama berulang-ulang atau harus menemukan respons lama untuk menyalin dan menempel.
e. Gunakan Langkah Cepat untuk Mengambil Tindakan Instan di Email Baru
Jika Anda telah berhasil dengan tips Outlook sebelumnya dan tertarik untuk masuk ke manajemen email yang lebih canggih, inilah saatnya untuk melihat Langkah Cepat. Langkah Cepat memungkinkan Anda untuk secara otomatis melakukan serangkaian tindakan panjang berdasarkan pemicu.Katakanlah pada akhir bulan Anda menerima serangkaian faktur dari vendor atau kontraktor. Proses normal Anda adalah meninjau faktur, meneruskan faktur ke akuntan Anda, dan membuat pengingat untuk menindaklanjuti dengan akuntan seminggu kemudian untuk memastikan faktur telah dibayar.