Tip dan Trik Berguna Microsoft Outlook Yang Harus Anda Ketahui – Outlook atau Microsoft Outlook adalah pengatur pribadi dari rangkaian aplikasi Microsoft Office. Ini menawarkan solusi satu atap untuk semua kebutuhan kantor Anda, dengan fitur seperti manajemen email, pencatatan, kalender, manajemen tugas, dan penelusuran web.
Tip dan Trik Berguna Microsoft Outlook Yang Harus Anda Ketahui
oehelp – Idenya adalah untuk membuat fungsionalitas penting tersedia di satu tempat, jadi Anda tidak perlu meninggalkan aplikasi atau bergantung pada aplikasi lain. Dengan demikian, hemat waktu Anda dan menjadi lebih produktif dan efisien dengan pekerjaan Anda.
Jika Anda menggunakan aplikasi itu sendiri atau baru saja beralih, berikut adalah beberapa tip dan trik Microsoft Outlook yang berguna untuk membantu Anda memaksimalkan aplikasi.
Tetapkan pesan di luar kantor di Outlook
Bagi mereka yang pekerjaannya melibatkan interaksi dengan klien atau rekan satu tim dari zona waktu yang berbeda, tidak selalu tersedia untuk menanggapi pesan sepanjang hari. Belum lagi, ada kalanya Anda melakukan perjalanan selama akhir pekan dan ingin memberi tahu mereka bahwa Anda saat ini tidak tersedia.
Untungnya, dengan Outlook, ada trik bagus untuk menghadapi situasi seperti itu. Untuk ini, buka Microsft Outlook di web, ketuk ikon Pengaturan di bagian atas, dan pilih Lihat semua pengaturan Outlook . Di sini, pilih Balasan otomatis dan alihkan tombol di sebelah Balasan otomatis pada . Sekarang, tergantung pada jadwal kerja Anda, atur waktu mulai dan selesai, dan tekan Simpan .
Buat/ubah tanda tangan email Anda di Microsoft Outlook
Tanda tangan email dianggap sebagai salah satu praktik terbaik untuk mengakhiri email Anda. Ini terdiri dari nama Anda, alamat email, dan informasi kontak lainnya, yang dapat berguna bagi penerima jika mereka mencoba menghubungi Anda. Untuk membuat tanda tangan email, buka Microsoft Outlook dan buka Pengaturan > Lihat semua pengaturan Outlook . Dari sini, pilih Mail dan ketuk Tulis dan balas.
Baca Juga : 7 Cara Terbaik Memperbaiki Microsoft Outlook
Anda sekarang akan melihat jendela dengan berbagai opsi pemformatan teks. Selain itu, Anda juga mendapatkan opsi untuk mengunggah gambar atau template untuk diedit sebagai tanda tangan Anda. Setelah selesai, Anda dapat mengaktifkan atau menonaktifkan pengaturan dan opsi tertentu dari bawah. Dan tekan Simpan . Untuk menggunakan tanda tangan ini, di jendela penulisan, ketuktiga titik horizontal dan pilih Sisipkan tanda tangan .
Sisipkan gambar sebaris dalam email
Meskipun Anda dapat menambahkan lampiran dengan cara konvensional, Microsoft Outlook memang menawarkan trik yang rapi untuk menempatkan lampiran Anda sejajar dengan badan email Anda. Ini bisa berguna jika Anda ingin penerima tidak melewatkan pemeriksaan lampiran. Untuk ini, buka Outlook dan klik Pesan baru . Di jendela tulis, ketuk ikon gambar kecil di sebelah kanan lampiran di sebelah tombol Kirim dan Buang . Sekarang, pilih gambar yang ingin Anda tambahkan dan tekan Choose .
Batalkan pengiriman email
Saat Anda bertukar email bolak-balik dengan penerima yang berbeda, terkadang Anda akhirnya membalas ke orang yang salah. Namun, dengan Outlook, Anda dapat mencegah situasi tersebut dengan menggunakan fungsionalitas Urungkan pengiriman. Untuk menggunakan ini, hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah mengaktifkannya. Untuk ini, buka Outlook dan buka Settings > View all Outlook settings . Di sini, ketuk Mail dan pilih Tulis dan balas . Sekarang, gulir ke bawah untuk menemukan Batalkan pengiriman dan seret penggeser untuk mengatur waktu minimum (dalam detik) antara saat Anda mengirim pesan dan membatalkan pengirimannya. Terakhir, tekan Simpan . Setelah itu diatur, dan Anda mengirim email ke seseorang, Anda akan melihat opsi untuk Membatalkan pengirimanselama 10 detik berikutnya. Untuk membatalkan pengiriman, ketuk tombol.
Tangani email masuk dengan menetapkan aturan
Jika kotak masuk Anda dibombardir dengan berton-ton email, Anda dapat menetapkan aturan untuk memfilter pesan masuk dan menjaga agar kotak masuk Anda tetap rapi. Untuk melakukannya, buka Outlook > Pengaturan > Lihat semua pengaturan Outlook . Dari sini, ketuk Mail dan pilih Rules. Selanjutnya, tekan tombol Tambahkan aturan baru dan beri nama. Sekarang, pilih kondisi dan tindakan untuk kondisi yang dipilih. Tekan Simpan .
Kelola email sampah
Selain menetapkan aturan, cara lain untuk menghindari email yang tidak perlu masuk ke kotak masuk Anda adalah dengan memblokir pengguna atau domain asalnya. Untuk ini, buka Outlook dan tekan Pengaturan di atas. Selanjutnya, klik View all Outlook settings, pilih Mail , dan ketuk Junk email . Di panel kanan, tekan tombol Tambah di bawah Pengirim dan domain yang diblokir untuk menambahkan email atau domain tempat Anda ingin berhenti menerima email. Terakhir, tekan Simpan . Demikian pula, untuk memastikan bahwa Anda tidak melewatkan email dari seseorang atau domain, tekan tombol Tambah di bawah Pengirim dan domain aman dan tambahkan alamat email atau nama domain.
Tetapkan default dari alamat
Saat Anda menyambungkan lebih dari satu akun ke Outlook, Anda memiliki opsi untuk memilih email utama yang ingin Anda kirimi email secara default. Untuk mengatur email sebagai default, buka Outlook dan ketuk ikon Pengaturan di kanan atas. Dari sini, pilih View all Outlook settings dan ketuk Mail . Selanjutnya, pilih Sync email , dan dari jendela di sebelah kanan, gulir ke bawah untuk menemukan Set default From address . Sekarang, tekan tombol dropdown dan pilih email yang ingin Anda atur sebagai default dari alamat, dan tekan Save .
Kirim email ke banyak orang
Jika Anda merasa perlu mengirim pesan ke banyak orang sekaligus, Outlook memungkinkan Anda melakukannya menggunakan Grup. Untuk ini, buka Microsoft Outlook dan ketuk tombol Grup baru dari panel kiri. Di jendela pop-up, beri nama dan deskripsi grup Anda, dan tekan Create . Sekarang, di layar berikutnya, masukkan nama atau alamat email peserta yang ingin Anda tambahkan ke grup, dan tekan Tambah . Setelah selesai, Anda dapat dengan mudah mengirim pesan ke semua anggota grup sekaligus.