Teknik Manajemen Waktu Di Outlook

oleh

Teknik Manajemen Waktu Di Outlook – Saat mengantisipasi mengirim email “agresif” untuk berbicara keras atau langsung kepada seseorang, sebaiknya simpan ke “Draf” dan biarkan semalaman. Keesokan paginya katakan pada diri sendiri “Apakah ini yang saya rasakan pagi ini”?

Teknik Manajemen Waktu Di Outlook

oehelp – Kurangi Kotak Masuk Anda Dengan Teknik Manajemen Waktu Di Outlook . Ada banyak hal yang dapat Anda lakukan untuk bekerja lebih efisien menggunakan Outlook. Salah satu cara untuk menjadi lebih efisien saat menangani pesan email Anda adalah dengan menetapkan aturan pada pesan yang masuk atau saat Anda menekan Kirim.

Baca Juga : Hal Yang Tidak Anda Ketahui Dapat Anda Lakukan Di Outlook

Anda dapat menetapkan aturan untuk memindahkan pesan ke Folder CC di mana nama Anda muncul di bidang CC. Dengan cara ini keluar dari kotak masuk dan tidak memerlukan perhatian Anda segera.

Email seperti buletin, iklan, materi promosi, langganan, dapat disimpan menggunakan aturan karena tidak memerlukan perhatian langsung Anda. Mereka dapat dipindahkan ke folder lain dan ditandai sebagai belum dibaca sehingga Anda masih dapat melihat bahwa pada titik tertentu mereka memerlukan perhatian Anda.

Lakukan percakapan dengan rekan kerja Anda dan lihat aturan apa yang telah mereka tetapkan. Lihat Cara Membuat Aturan .

Ada kalanya Anda memberikan respons cepat ke email dan tidak perlu menyimpan email tersebut, coba Tambahkan ” Jangan Simpan ” ke Bilah Alat Akses Cepat Outlook.

Setelah Anda mengirim pesan, pesan itu disimpan secara otomatis di folder item terkirim. Buka folder item terkirim, temukan email dan simpan. Kali ini Anda bisa berhemat, dengan menyimpan email Anda SEBELUM Anda menekan Send, perlu kedisiplinan. Ingin tahu lebih banyak “ Simpan Item Terkirim Ke ”.

Membalas pesan dari folder yang Anda buat, pesan akan berakhir di folder Item Terkirim, temukan pesan dan pindahkan ke folder tempat tinggal pesan yang Anda balas.

Ini bisa memakan waktu.

Solusinya sederhana dan itu hanya kotak centang di pengaturan opsi dan memilih “Simpan Balasan di folder yang sama”. Pelajari lebih lanjut “ Menyimpan Balasan Di Folder yang Sama ”.

Temukan diri Anda mengatakan hal yang sama di email Anda berulang kali, coba gunakan Quick Parts yang juga tersedia di Microsoft Word. Hanya karena Anda membuat entri di Bagian Cepat Microsoft Word, bukan berarti Anda tidak akan melihatnya di Outlook.

Entri Bagian Cepat disimpan dalam perangkat lunak aplikasi tertentu. Saya menggunakan email saya untuk membuat kutipan saya, mengirim konfirmasi. Kunjungi ” Bagian Cepat ” untuk instruksi.

Cara Membuat Aturan Untuk Mengurangi Kotak Masuk Anda

CC berarti Carbon Copy – FYI, itu sesuatu yang bisa Anda baca nanti.

Coba atur rule nama kamu di kotak CC, lalu pindahkan ke folder CC.

  • Pastikan Anda berada di Mail
  • Buka Tab Beranda
  • Pilih Aturan
  • Kelola Aturan dan Peringatan
  • Pilih Baru
  • Pilih Terapkan aturan pada pesan yang saya terima
  • Tekan Berikutnya
  • Pilih di mana nama saya di CC Box
  • Tekan Berikutnya
  • Pindahkan ke folder tertentu
  • Klik tautan Biru untuk spesifik dan pilih folder Anda
  • Pilih Selesai

Menambahkan “Jangan Simpan” Ke Bilah Alat Akses Cepat Outlook

Terkadang kami mengirim email tetapi tidak perlu menyimpan balasan Anda. Mungkin sesuatu yang sederhana seperti saya akan bertemu Anda untuk makan siang.

Untuk melihat perintah ini di bawah Quick Access Toolbar, Anda harus berada dalam pesan email baru.

Klik panah drop-down dari Add to Quick Access Toolbar
Pilih Lebih Banyak Perintah
Pilih perintah dari Select All Commands
Temukan Jangan Simpan
Tekan Tambah
Tekan Oke

Simpan Item Terkirim Ke

Sebelum Anda menekan Kirim, pikirkan di mana pesan ini akan disimpan.

Hemat waktu Anda dan simpan pada saat membuat pesan email.

  • Pastikan Anda berada di pesan baru
  • Buka Tab Opsi
  • Pilih “ Simpan Item terkirim ke ”
  • Pilih folder
  • Pesan Anda sekarang disimpan dan tidak disimpan di folder item terkirim menunggu Anda untuk mengajukan.

Menyimpan Balasan Di Folder yang Sama Hemat Waktu

  • Tab File
  • Pilihan
  • Surat
  • Simpan grup Pesan
  • Pilih “ Saat membalas pesan yang tidak ada di kotak masuk , Simpan balasan di folder yang sama”

Bagian Cepat di Outlook – Buat Pernyataan Berulang

Bagian Cepat adalah fitur yang ditemukan di Outlook dan Microsoft Word. Anda mungkin mengenalnya sebagai Autotext. Katakanlah Anda sering mengetik petunjuk arah kepada klien Anda tentang cara mencapai bisnis Anda. Anda menyertakan peta dan panah dll. Mungkin Anda mengirimkan konfirmasi atau menulis kutipan. Anda dapat menyimpan semua ini ke dalam Bagian Cepat. Begini caranya.

  • Masukkan teks termasuk pemformatan, gambar, atau diagram apa pun
  • Pilih teks
  • Sisipkan Tab
  • Pilih QuickParts
  • Pilih Simpan Pilihan ke Galeri Bagian Cepat
  • Alokasikan kata kunci satu hingga dua kata
  • Di bawah Galeri Pilih Bagian Cepat.

Ini akan memastikan itu ditampilkan dengan pratinjau di bawah Perintah Bagian Cepat di Pita.

Jika Anda memilih Teks Otomatis sebagai gantinya Anda akan diminta untuk mengingat kata kunci Anda, tip alat akan muncul setelah memasukkan 4 karakter pertama yang perlu Anda lakukan adalah tekan enter atau F3.

Mari kita mengujinya.

  • Setelah membuat entri Anda, buat email baru
  • Ketik kata kunci yang Anda pilih
  • Tekan enter, jika ini tidak berhasil Tekan F 3

Mengubah Pengaturan Di Outlook Untuk Penggunaan Optimal

Saat pertama kali menyiapkan Outlook, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Pertama, beberapa pengaturan dengan kalender Anda, misalnya, jam Anda bekerja, hari Anda bekerja, zona waktu, menambahkan hari libur secara otomatis.

Bagaimana perasaan Anda tentang folder Item Terhapus yang dikosongkan saat Anda keluar dari Outlook. Pada awalnya, saya menggunakan fitur ini tetapi untuk saya. Saya mendapati diri saya terus-menerus memeriksa tempat sampah karena ada item yang belum dibaca yang terus berakhir di tempat sampah.

Buka pesan dari Kotak Masuk Anda dan tekan balas apakah Anda ingin pesan asli tetap terbuka atau Anda lebih suka jika ditutup setelah Anda membalas.

Ketika email sangat rinci dan Anda perlu menanggapi dengan jelas setiap paragraf email. Kemudian Anda dapat memindahkan pesan asli ke satu layar dan email balasan di layar kedua.

Saat ini sebagian besar admin memiliki dua hingga tiga ya tiga monitor. Inilah yang membuat kami melakukan multitasking menjadi gila.

Saya sendiri lebih suka menutup pesan aslinya, tapi terserah Anda. Untuk mengatur ini, buka File/ Opsi/ Balasan dan Teruskan, lalu “ Tutup jendela pesan asli saat membalas atau meneruskan ”.

Di bagian Mail dan opsi kirim pesan ada fitur hebat yang harus Anda aktifkan yang disebut ” Peringatkan saya ketika saya mengirim pesan yang mungkin kehilangan lampiran “.

Berapa kali Anda mengirim email berpikir Anda telah menyertakan lampiran hanya untuk menerima dan email mengatakan, “hei di mana lampiran yang Anda janjikan”? Ups.