Peretasan Produktivitas Microsoft Outlook – Outlook memiliki semua dasar yang tercakup dalam hal komunikasi bisnis. Kami dapat mengirim email, menggunakan kalender, mengatur kontak, dan terus memantau tugas dari dalam batas birunya.
Peretasan Produktivitas Microsoft Outlook
oehelp – Dengan begitu banyak hal yang terjadi dan aliran email, undangan kalender, dokumen, dan permintaan yang tidak pernah berhenti dikirimkan kepada kami, tidak mengherankan jika terkadang kami kewalahan dan berakhir dengan kotak masuk yang tidak terkendali dan tidak terorganisir.
Kita harus menjadwalkan waktu setiap minggu untuk melakukan pembersihan rutin. Menghapus email, kami tidak perlu. Pengarsipan email, kami ingin menyimpannya. Memindahkan email ke folder yang rapi, dll., tetapi di lingkungan yang sibuk saat Anda kekurangan waktu, hal itu tidak selalu terjadi.
Baca Juga : Tips Terbaik untuk Meningkatkan Produktivitas dengan Outlook
Kita dapat melakukan sesuatu sehingga kita bekerja lebih efisien. Biarkan Outlook melakukan tugas berat dan pelajari alat yang kami miliki di ujung jari kami untuk membantu mengatur dan merampingkan alur kerja kami.
PENYELENGGARAAN FOLDER
Tidak perlu waktu lama untuk membuat email kita lepas kendali. Setiap profesional yang sibuk akan menerima banyak email dalam sehari, dan seiring waktu, ini akan menumpuk. Jika Anda tidak memiliki organisasi yang baik, akan sulit untuk menemukan apa yang Anda butuhkan saat Anda membutuhkannya, dan tidak ada yang mau menghabiskan 30 menit mencari email tertentu dalam daftar ratusan.
Di situlah folder masuk. Ada tiga cara utama untuk mengatur email ke dalam folder secara efektif.
FOLDER FAVORIT
Folder yang paling sering Anda gunakan atau folder penting harus ditambahkan ke favorit Anda agar dapat diakses dengan cepat dan mudah. Folder favorit ditambahkan ke bagian atas daftar folder Outlook Anda di bagian terpisah. Cara yang baik untuk memisahkan gandum dari sekam.
- Klik kanan pada folder.
- Pilih Tambahkan ke Favorit dari menu kontekstual.
Atau, seret dan lepas folder ke bagian Favorit. - Untuk menghapus folder dari Favorit, klik kanan dan pilih Hapus dari Favorit.
MENGONTROL ORDER FOLDER
Secara default, Outlook akan mengatur folder email Anda menurut abjad. Ini mungkin baik untuk Anda, tetapi mungkin ada saat-saat di mana Anda ingin mengontrol urutan folder yang muncul. Anda dapat mencapai ini dengan penomoran folder.
- Klik kanan pada folder.
- Pilih Ganti Nama Folder.
Tambahkan nomor ke awal folder untuk menyesuaikan urutan tampilan folder. Untuk mengirim folder langsung ke bagian atas daftar, gunakan garis bawah di awal.
FOLDER ARSIP
Secara default, semua akun Outlook menyertakan folder Arsip. Anda harus memindahkan file apa pun yang ingin Anda simpan tetapi tidak perlu sering merujuk ke folder ini. Hal keren tentang folder Arsip adalah folder tersebut memiliki file .pst sendiri, sehingga setiap email yang dipindahkan ke Arsip tidak akan menyumbat akun Outlook utama Anda.
Memindahkan email ke Arsip harus menjadi langkah pertama Anda jika Anda mulai mengalami masalah ruang di akun Outlook Anda.
- Klik kanan pada email.
- Pilih Arsip dari menu kontekstual.
- Email akan dipindahkan ke folder Arsip Anda.
FILE EMAIL SECARA OTOMATIS MENGGUNAKAN RULES
Kita dapat menghabiskan banyak waktu di akhir setiap hari atau minggu, membaca email dan memindahkannya ke folder. Mengapa tidak mempercepat proses ini dengan menambahkan aturan ke kotak masuk Anda untuk secara otomatis mengajukan surat masuk.
Untuk menerapkan aturan untuk email yang Anda miliki di kotak masuk Anda:
- Pilih emailnya.
- Klik pada tab Beranda.
- Klik panah tarik-turun di samping Aturan.
- Pilih Buat Aturan.
Aturan dapat dibuat untuk banyak tindakan berbeda.
Dalam contoh ini, saya memindahkan semua email dari ‘Adam Lacey’ dengan subjek apa pun ke dalam folder ‘Email Penting’.
Setiap kali saya menerima email dari Adam, itu akan melewati Kotak Masuk dan langsung masuk ke folder Email Penting. Ini berarti saya memiliki semua ‘barang’ penting bersama-sama, dan saya dapat meninjaunya di waktu saya sendiri.