Panduan Untuk Mengelola Email Anda di Outlook Agar Lebih Produktif – Email adalah salah satu aktivitas yang paling memakan waktu yang dilakukan orang setiap hari, apa pun jenis bisnisnya. Rata-rata orang menghabiskan 28% dari minggu kerjanya untuk membaca, menulis, dan membalas email.
Panduan Untuk Mengelola Email Anda di Outlook Agar Lebih Produktif
oehelp – Ketika email tidak ditangani dengan sangat efisien, orang-orang berakhir dengan semua pesan masuk ke satu kotak masuk yang kelebihan beban yang sepertinya semakin besar setiap minggu. Pesan terkubur dan pengguna menghabiskan berjam-jam mencoba menyortir informasi yang relevan dan penting dari yang kurang penting.
Outlook di Microsoft 365 memberi pengguna banyak alat untuk meningkatkan cara mereka menangani email guna meningkatkan produktivitas, tetapi Anda harus tahu cara menggunakannya untuk mendapatkan manfaat penuhnya.
Baca Juga : Metode Untuk Meningkatkan Outlook Express Ke MS Outlook
Jika Anda telah mencari cara untuk membuat email tidak terlalu menyita waktu Anda dan lebih efisien, kami memiliki beberapa tips di bawah ini untuk membantu.
Gunakan Kotak Masuk Terfokus untuk Secara Otomatis Menyortir Pesan Penting
Mencoba memilah spam atau email yang kurang mendesak dari yang penting tidak hanya memakan waktu, tetapi juga dapat menyebabkan pengguna melewatkan pesan penting yang terjepit di antara iklan dan spam.
Menggunakan kotak masuk terfokus di Outlook memungkinkan Anda memisahkan kotak masuk menjadi dua tab terpisah – Fokus dan Lainnya.
Anda dapat mengaktifkannya dengan masuk ke tab View di Outlook dan mengklik “Show Focused Inbox”.
Anda kemudian memindahkan pesan penting Anda ke Terfokus, sehingga sistem memahami mana yang paling penting bagi Anda.
Ini dapat menghemat banyak waktu untuk mencoba mengidentifikasi pesan terpenting Anda, karena Outlook akan memisahkannya untuk Anda.
Atur Email Anda Menggunakan Folder & Kategori
Ketika semua pesan disimpan dalam satu folder, akan lebih sulit untuk menemukan satu “yang datang minggu lalu” yang Anda butuhkan dengan segera. Meluangkan waktu untuk menyiapkan folder atau kategori dapat memungkinkan Anda untuk menempatkan otomatisasi penyortiran email dalam menggunakan aturan dan memudahkan untuk menemukan jenis pesan tertentu dengan segera.
- Folder: Dapat digunakan dengan POP atau IMAP
- Kategori: Hanya dapat digunakan dengan POP
Folder: Anda dapat mengklik kanan folder mana pun di panel email Anda, lalu mengklik untuk menambahkan folder baru. Folder-folder ini kemudian dapat digunakan untuk menyimpan berbagai jenis email (yaitu menurut departemen, klien, kolega, dll.).
Kategori: Kategori memungkinkan Anda untuk memberi kode warna pada berbagai jenis surat (yaitu menurut departemen, tujuan, klien, dll.). Ini memungkinkan Anda untuk langsung mengenali jenis pesan tertentu karena akan disorot dengan warna yang ditentukan.
Buka Kunci Email Otomatis dengan Aturan
Aturan email dapat membuat Outlook menjadi asisten email otomatis untuk Anda. Anda dapat memindahkan email secara otomatis ke folder tertentu saat masuk, mengatur penerusan otomatis atau penjawab otomatis, dan banyak lagi.
Aturan dapat menyelamatkan Anda dari beberapa tugas manual dan mencegah Anda dari keharusan melihat kotak masuk email sepanjang hari untuk pesan penting. Berikut adalah beberapa aturan umum yang dapat Anda siapkan:
- Putar suara saat pesan dari pengirim tertentu masuk
- Secara otomatis memindahkan email ke folder jika memiliki kata tertentu di baris subjek
- Pindahkan email yang memiliki Anda di kotak Cc ke folder tertentu
- Secara otomatis menetapkan kategori berdasarkan alamat pengirim email
- Tandai email dari domain email tertentu untuk ditindaklanjuti
Gunakan Empat D Penanganan Surat
Microsoft menyarankan agar penanganan surat lebih efisien dengan menggunakan Empat D penanganan surat setiap kali Anda membaca pesan.
Ini mencegah Anda memiliki kotak surat yang terus bertambah besar, dan membantu Anda menjadi lebih efisien dan produktif di Outlook.
Saat Anda membaca pesan, lakukan salah satu dari empat tindakan berikut:
- Hapus
- Lakukan (yaitu menanggapi atau mengajukannya untuk referensi nanti)
- Delegasikan (teruskan ke seseorang)
- Tunda (gunakan kategori atau tanda untuk ditambahkan ke daftar tugas nanti)
Gunakan Tasks atau OneNote untuk Membersihkan Kotak Masuk Anda
Satu hal yang cenderung dilakukan pengguna yang menyebabkan frustrasi di kemudian hari, adalah menyimpan semua email “yang perlu dilakukan nanti” di kotak masuk mereka. Mereka tidak ingin menghapus sesuatu yang memiliki informasi yang mereka butuhkan nanti untuk proyek tertentu.
Salah satu cara Anda dapat menghapus pesan tersebut adalah dengan memindahkannya dari “email” ke dalam alur kerja “tugas”. Anda dapat melakukan ini dengan memindahkan email ke salah satu tugas di Outlook atau OneNote.
Tugas: Untuk membuat email menjadi tugas di daftar tugas Outlook Anda, yang harus Anda lakukan adalah menyeretnya ke bawah ke ikon Tugas (papan klip dengan tanda centang) di jendela email Outlook. Ini akan secara otomatis membuka tugas baru dengan isi email yang disertakan.
OneNote: OneNote memberi Anda tempat untuk mengumpulkan semua jenis proyek atau data terkait tugas (teks, gambar, situs web, dll.) Jika Anda memiliki email yang terkait dengan tugas atau proyek, Anda dapat mengirimkannya melalui email ke alamat email OneNote Anda untuk menyimpan dalam file tugas yang sesuai.
Dengan email Anda disimpan sebagai tugas, Anda dapat menghapusnya dengan aman dari kotak masuk Anda, membantu Anda mendekati “kotak masuk nol.”