Hal Yang Tidak Anda Ketahui Dapat Anda Lakukan Di Outlook – Kemungkinan besar Anda telah menggunakan Microsoft Outlook dengan satu atau lain cara untuk mengirim email atau menjadwalkan rapat.
Hal Yang Tidak Anda Ketahui Dapat Anda Lakukan Di Outlook
oehelp – Tetapi meskipun ini adalah tugas paling umum yang dapat Anda selesaikan di Outlook, ada beberapa trik yang dapat Anda manfaatkan untuk meningkatkan pengalaman Anda.
Memanggil email adalah salah satu yang telah kita bahas sebelumnya, tetapi ada juga email dengan kode warna atau pengaturan zona waktu yang berbeda. Kami telah menghabiskan beberapa waktu untuk menggali menu untuk Anda, dan untuk menunjukkan kepada Anda semua itu plus lebih banyak lagi.
Tanpa basa-basi lagi, berikut adalah tujuh hal yang tidak Anda ketahui dapat Anda lakukan di Outlook di desktop, dan Outlook di web.
Tetapkan dua zona waktu
Kita akan mulai dulu dengan zona waktu karena waktu adalah segalanya! Ini berguna jika Anda berbasis di lokasi yang berbeda dari pekerjaan Anda misalnya Anda berada di New York, dan pekerjaan Anda berbasis di Portland, Oregon. Untuk membantu menjaga email Anda di halaman yang sama, dan menghindari terlambat ke rapat, Anda bisa mengatur beberapa zona waktu di aplikasi desktop Outlook.
Baca Juga : Bagaimana Memperbaiki Outlook Send Receive Error dalam 6 Cara Mudah?
Ini adalah salah satu hal termudah yang dapat Anda konfigurasikan di Outlook. Yang perlu Anda lakukan adalah masuk ke ramuan Kalender dari aplikasi desktop Outlook, lalu kunjungi menu File . Dari sana, klik Opsi lalu klik Kalender . Anda kemudian ingin mencari opsi Zona Waktu . Anda akan melihat kotak centang untuk Show a Second Time zone . Klik kotak centang, lalu pilih Zona Waktu kedua atau ketiga yang Anda inginkan. Anda sekarang akan melihat ini di seluruh Outlook.
Tetapkan warna untuk email dari orang-orang tertentu
Ingin email Anda terlihat sedikit berbeda sehingga kotak masuk Anda lebih menarik atau lebih mudah dibaca? Outlook mendukung Anda dengan apa yang dikenal sebagai pemformatan bersyarat. Fitur ini adalah cara untuk membuat pesan yang memenuhi persyaratan definisi Anda sendiri menonjol dalam daftar pesan dengan menggunakan warna, font, dan gaya. Itu mendarat di No. 2 di daftar kami.
Anda dapat memberi tahu Outlook untuk mengubah warna pesan tertentu berdasarkan nama atau alamat email pengirim; katakanlah, jika Anda ingin membuat semua email dari bos Anda muncul dengan warna merah.
Untuk menyiapkan aturan pemformatan bersyarat, alihkan ke kotak masuk Anda, di aplikasi desktop Outlook dan kunjungi tab Lihat. Dari sana, pilih pengaturan Tampilan Saat Ini . Kemudian, setelah itu, pilih Lihat Pengaturan . Anda kemudian ingin mengklik kotak dialog Pengaturan Tampilan Lanjutan dan memilih Pemformatan Bersyarat. Microsoft memiliki daftar langkah-langkah yang dapat Anda ikuti di sini , tetapi kami berfokus pada bagaimana Anda dapat membuat pesan dari orang-orang tertentu muncul dalam warna tertentu.
Untuk mencapai ini, klik Tambah dan kemudian masukkan nama untuk aturan. Pilih Font , lalu di bawah Warna pilih warna yang Anda inginkan lalu klik OK. Setelah itu, pilih Kondisi dan pilih Kondisi. Dalam kotak Dari, ketik kontak atau nama pengirim yang ingin Anda lihat muncul dalam warna berbeda di kotak masuk Anda. Kemudian, di kotak dialog Filter, Conditional Formatting, dan Advanced View Settings , pilih OK .
Gunakan hotkey Outlook
Anda mungkin akrab dengan pintasan keyboard seperti CTRL+C dan CTRL+V, tetapi tahukah Anda bahwa aplikasi desktop Outlook juga memiliki serangkaian hotkey yang dapat Anda gunakan? Tombol-tombol ini dapat membantu Anda menghemat waktu selama hari sibuk Anda, dengan menghindari keharusan menyeret mouse ke ikon dan menu untuk melakukan tugas-tugas umum seperti menulis, membalas, atau meneruskan pesan. Kami mengumpulkan hotkey Outlook favorit kami untuk nomor tiga di daftar kami. Perlu diingat ini untuk Windows 10.
Sekali lagi, kami baru saja mengumpulkan beberapa hotkey paling umum. Microsoft memiliki daftar lengkap di situs webnya , yang mencakup pintasan Outlook untuk MacOS, serta Web. Daftar mereka sedikit lebih komprehensif, mencakup dikte, folder, panel baca, pencetakan, dan banyak lagi.
Ubah ukuran file Anda untuk mengirim lampiran gambar besar
Hambatan umum yang mungkin Anda hadapi saat mengirim email dengan gambar adalah bahwa file yang mungkin Anda ingin penerima terima agak terlalu besar untuk batasan web. Jika ini terjadi, Anda dapat mencoba mengubah ukuran lampiran gambar melalui aplikasi desktop Outlook agar tidak terlalu besar.
Anda dapat mengubah ukuran lampiran gambar dalam beberapa langkah. Setelah Anda membuat pesan baru, Anda harus terlebih dahulu mencoba untuk melampirkan semua gambar yang ingin Anda kirim. Anda mungkin akan mendapatkan pesan kesalahan, tetapi jangan khawatir. Cukup buka tab File dari email itu, lalu cari pesan kesalahan di atas. Pilih opsi yang mengatakan Ubah ukuran gambar besar saat saya mengirim pesan ini.
Outlook akan mencoba mengirimkan pesan dengan mengompresi gambar Anda ke ukuran yang lebih kecil. Jika pesan masih tidak terkirim, Anda dapat mencoba membuat Zip file Anda di Windows 10 atau MacOS untuk membuatnya lebih kecil dan kemudian melampirkan file ZIP dalam pesan email.
Mulai rapat Teams, buka Catatan Tempel dan OneNote langsung dari Outlook di web
Meskipun kami telah berfokus pada aplikasi desktop Outlook, Outlook di web juga memiliki beberapa rahasia. Meskipun Anda mungkin sudah menghabiskan waktu menyortir Kalender atau email Anda di Outlook di web, Microsoft memasang beberapa integrasi dengan Catatan Tempel, serta OneNote di sana juga.
Dengan integrasi, jika Anda masuk dengan email Microsoft 365 yang sama yang Anda gunakan untuk bekerja (atau bahkan email akun Microsoft pribadi) di Catatan Tempel di Windows 10, atau di aplikasi OneNote, Anda akan memiliki akses cepat ke hal yang sama dengan akun itu Outlook di web. Ini dikenal sebagai umpan OneNote.
Anda dapat beralih ke ini kapan saja dengan menuju ke atas dan mengklik ikon OneNote di sisi kanan layar. Ini berfungsi dengan Akun Microsoft pribadi, serta akun Microsoft 365 kerja. Jadi, cobalah dan buat catatan saat mengirim email!
Kami juga ingin mencatat kemampuan untuk “Bertemu Sekarang”. Opsi ini ditampilkan di bagian atas kotak masuk Anda di Outlook di web. Jika Anda mengklik ini, Anda akan dapat langsung memulai rapat Teams (dengan akun kerja) atau rapat Skype (dengan akun pribadi.) Ini adalah cara cepat untuk melewati beberapa rintangan dan tidak harus melalui banyak menu untuk segera menghadiri rapat.
Masuk ke kotak masuk nol dengan pembersihan percakapan
Jika kotak masuk Anda penuh dengan pesan, Anda mungkin ingin mencoba fitur Pembersihan Percakapan di Outlook. Ini adalah fitur lain yang mungkin belum Anda ketahui keberadaannya.
Seperti yang dijelaskan Microsoft, fitur Pembersihan Percakapan di Outlook dirancang untuk membantu Anda mengurangi jumlah pesan di folder Anda. Pesan yang berlebihan di seluruh percakapan yang dibersihkan akan dipindahkan ke folder Item Terhapus. Ingatlah bahwa ini untuk percakapan di utas email atau kumpulan pesan.
Anda dapat menggunakan pembersihan percakapan dengan masuk ke kotak masuk Outlook di desktop Anda, lalu klik tab Beranda . Dari sana, Anda dapat memilih grup Hapus lalu pilih Bersihkan .
Anda dapat memilih untuk Membersihkan Percakapan untuk membersihkan percakapan saat ini. Kemudian, pilih untuk Bersihkan Folder untuk membersihkan seluruh folder, dengan pesan yang berlebihan dihapus. Anda juga dapat memilih untuk Membersihkan Folder & Subfolder. Dengan opsi ini, semua percakapan di folder yang dipilih dan folder apa pun yang ada di dalamnya akan ditinjau, dan pesan yang berlebihan akan dihapus.