5 Tips Untuk Menjaga Ukuran File Outlook PST Lebih Kecil – Jika Anda telah bekerja di Microsoft Outlook selama beberapa waktu, dan terutama ketika Anda bekerja di lingkungan Exchange Server yang menetapkan batas ketat yang dapat dicapai pada ukuran file PST, file PST Outlook Anda mungkin terlalu besar.
5 Tips Untuk Menjaga Ukuran File Outlook PST Lebih Kecil
oehelp – File Outlook PST berukuran besar, yaitu file dengan ukuran lebih besar dari kapasitas penyimpanan data maksimum, cenderung rusak dan mudah rusak. Ini, pada gilirannya, akan menyebabkan tidak dapat diaksesnya file PST dan item data yang disimpan seperti email, kontak, kalender, jurnal, daftar tugas, tugas, dll.
Oleh karena itu, sangat penting untuk menjaga ukuran Outlook PST Anda file lebih kecil sehingga tetap dalam keadaan sehat dan dapat digunakan. Untuk pengalaman yang lancar dan bebas gangguan dengan Outlook, Anda harus menjalankan pemeliharaan email secara berkala. Akibatnya, ini akan membantu Anda dalam menggunakan klien email desktop dengan lebih baik. Di bawah ini adalah lima tip terbaik bagi Anda untuk menjaga ukuran file Outlook PST lebih kecil dan dalam batas yang dapat diterima:
Baca Juga : 10 Tips Teratas untuk Memecahkan Masalah File Microsoft Outlook PST
1. Hapus email Outlook yang tidak diinginkan secara teratur
Tip pertama dan terpenting adalah menghapus email Outlook yang tidak diinginkan secara teratur. Email yang ada di folder Item Terhapus di Outlook tidak berguna. Oleh karena itu, Anda harus terus mengosongkannya untuk menjaga jumlah email tetap nol di folder Item Terhapus, sehingga mengurangi ukuran total file data Outlook. Ini karena mereka juga memperhitungkan ukuran file Outlook. Anda dapat melakukan ini dengan satu atau lain cara, misalnya, dengan menghapus email menggunakan perintah Shift Delete dan yang lainnya dengan memberikan klik kanan pada folder Item Terhapus Anda diikuti dengan mengklik Folder Kosongoption gambar yang ditampilkan. Untuk menyelesaikan ini secara otomatis, Buka tab File, pilih Opsi, lalu klik Tingkat Lanjut. Di jendela Outlook Options dan di bawah Outlook start and exit, centang kotak ‘Empty Deleted Items folders when exiting Outlook’ dan terakhir klik tab OK untuk menyimpan pengaturan.
2. Hapus email duplikat
Tip berikutnya dan kedua adalah menghapus email duplikat. Email berguna dan diinginkan, tetapi bukan duplikat karena hanya menghabiskan ruang dan meningkatkan ukuran file Outlook PST. Jadi, Anda harus selalu menghapus email duplikat dengan menghapusnya. Setiap kali Anda meneruskan email terutama yang memiliki lampiran, Anda sebenarnya menggandakan ukuran penyimpanan yang diperlukan untuk pesan email itu.
Ini karena salinan email tersebut dengan lampiran sekarang berada di Kotak Masuk serta folder Item Terkirim. Oleh karena itu, jika tidak ada alasan yang cukup kuat untuk menyimpan email yang diteruskan, Anda harus melanjutkan dan menghapusnya dari folder Item Terkirim. Salah satu cara agar prosesnya mudah adalah dengan menyortir email di folder Item Terkirim oleh penerima.
Untuk melakukannya, klik pada header To di folder Item Terkirim. Anda dapat mengatur Outlook agar tidak menyimpan email yang diteruskan di folder Item Terkirim. Anda dapat melakukan ini melalui pengaturan di bagian Surat/Simpan Pesan yang ada di jendela Opsi Outlook yang dapat Anda akses melalui tab File. Perhatikan juga bahwa semua email yang Anda kirim atau teruskan disimpan di folder Item Terkirim secara default.
3. Simpan email satu per satu
Saran lainnya adalah menyimpan email Outlook di luar folder Kotak Masuk di hard drive Anda dan dalam format file yang berbeda. Misalnya, sebagai dokumen teks biasa atau dalam Format Pesan Outlook (MSG). Opsi kedua, MSG lebih baik karena mempertahankan format asli email. Untuk menyimpan, buka email tertentu, klik pada tab File dan kemudian Save As. Sekarang, karena lampiran apa pun ke pesan itu disimpan di folder sementara di Windows, Anda harus mengklik kanan lampiran apa pun dan menyimpannya secara terpisah di folder yang sama di hard drive sistem Anda. Namun, Anda harus memastikan bahwa data sistem Anda dicadangkan dengan benar.
4. Arsipkan email Outlook ke Adobe Acrobat
Langkah selanjutnya dan keempat adalah mengarsipkan email dalam versi Adobe Acrobat apa pun. Setelah semua email Anda disortir ke dalam subfolder di bawah Kotak Masuk Outlook, Anda dapat menggunakan Acrobat untuk membuat file arsip yang berisi semua email berharga Anda. Meskipun Anda dapat menggunakan salah satu versi Adobe Acrobat untuk mengarsipkan email, hasilnya adalah arsip yang mudah dicari dalam format yang dapat digunakan hampir semua komputer, yang terbaru mencakup beberapa alat canggih untuk hal yang sama.
5. Arsipkan email melalui Outlook
Tip berikutnya dan kelima adalah mengarsipkan email dari folder Kotak Masuk dan Item Terkirim setiap tahun atau bahkan lebih sering. Anda dapat melakukannya secara manual atau mengotomatiskan prosesnya. Namun, yang terakhir biasanya memperlambat komputer Anda jika Anda berurusan dengan email dalam jumlah besar. Dengan demikian, Anda harus mengarsipkan semua email Anda secara manual untuk menjaga kecepatan komputer Anda. Untuk memulai proses dengan folder email tertentu, buka tab File, dan di bawah Alat Pembersih, pilih Arsipkan.
Selanjutnya, pilih folder (semua subfolder di bawah folder yang dipilih akan diarsipkan secara default), pilih tanggal lebih tua dari, tekan tab Telusuri untuk menentukan lokasi dan nama file tertentu, lalu klik tab OK. Setelah selesai, proses pengarsipan dimulai namun, waktu yang dibutuhkan bergantung pada jumlah email yang diproses. Setelah proses pengarsipan selesai, file PST baru dibuat dengan semua email lama yang diarsipkan di dalamnya dan, jika Anda ingin mengaksesnya, buka Outlook, buka tab File, klik Buka, lalu pilih opsi Buka File Data Outlook.
Keseimpulan
Sekarang setelah Anda mengetahui lima tip terbaik untuk menjaga ukuran file Outlook PST lebih kecil, Anda dapat menggunakan salah satu atau semuanya sesuai kebutuhan. Dengan ini, Anda akan jauh di depan orang lain yang mengalami masalah Outlook. Misalnya, Tidak dapat mengirim atau menerima email karena ukuran file PST yang besar. Alasannya, dengan menggunakan tip-tip ini Anda dapat menjaga ukuran file PST tetap kecil dan karenanya tidak terlalu rentan terhadap korupsi atau kerusakan.
Hanya sedikit usaha dapat membantu Anda jauh dalam menjaga Outlook PST Anda aman dan terjamin. Namun, menggunakan tip ini bisa membosankan bagi Anda, terutama jika Anda tidak memiliki jenis keahlian teknis yang diperlukan untuk menangani Outlook. Di sini, kami untuk Outlook akan memenuhi tujuannya karena menyederhanakan tugas Anda untuk meminimalkan ukuran file PST dibandingkan dengan tip yang disarankan di bagian di atas.
Selain itu, ia dengan mudah membagi file Outlook PST berukuran besar menjadi lebih kecil berdasarkan kriteria yang ditentukan seperti Tanggal, Ukuran, Id Surat, dan Folder. Saat menjalankan tugasnya secara efektif dan efisien, Anda dapat mengatakannya sebagai salah satu alat terbaik untuk membagi file PST besar dan melindunginya agar tidak rusak karena batasan ukuran file PST maksimum berdasarkan versi Outlook yang berbeda. Bahkan, Anda dapat mengandalkannya untuk hasil terbaik!